Monelle on tuttua, että soitettaessa puhelinpalveluun, kuuluu nauhoite, jonka mukaan puhelu nauhoitetaan esimerkiksi koulutuskäyttöön ja laadunvarmistukseen. Esille nousee kysymys siitä, milloin puheluita voidaan nauhoittaa ja milloin se ei ole sallittua. Toisaalta tulee arvioida nauhoitteita henkilötietojen käsittelyn kannalta.
Artikkelissa esitetty perustuu osin Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeistuksiin.
Yksityinen nauhoittaminen Yksityisen henkilön nauhoittaessa puheluita omaan henkilökohtaiseen käyttöönsä, ei lähtökohtaisesti ole kysymys henkilötietolainsäädännön alaan kuuluvasta henkilötietojen käsittelystä. Nauhoittamista voidaan pitää yleisesti sallittuna eli sellaiset puhelut saa nauhoittaa, joihin itse osallistuu joko soittajana tai vastaajana. Oman viestinnän – kuten puhelun – taltioiminen on Suomen perustuslain mukaan mahdollista, eikä sitä ole kriminalisoitu myöskään viestinnän suojaa koskevissa rikoslain säännöksissä.
Joissain tilanteissa nauhoitteiden käyttö voi olla lainvastaista, vaikka nauhoittaminen olisi sinänsä sallittua. Nauhoitteiden paljastaminen muille saattaa olla lainvastaista esimerkiksi kunnian loukkauksena, yksityiselämää koskevan tiedon levittämisenä tai salassapitoa koskevien normien loukkaamisena. Oleellista on myös arvioida, onko tiedon vastaanottajalla oikeus tietoon.
Nauhoittamiseen voi liittyä myös rikosoikeudellinen näkökulma. Rikoslaissa säädetään salakuuntelusta (24 luvun 5 §). lainkohdan mukaan:
Salakuuntelu: joka oikeudettomasti teknisellä laitteella kuuntelee tai tallentaa
1) keskustelua, puhetta tai yksityiselämästä aiheutuvaa muuta ääntä, jota ei ole tarkoitettu hänen tietoonsa ja joka tapahtuu tai syntyy kotirauhan suojaamassa paikassa, taikka
2) muualla kuin kotirauhan suojaamassa paikassa salaa puhetta, jota ei ole tarkoitettu hänen eikä muunkaan ulkopuolisen tietoon, sellaisissa olosuhteissa, joissa puhujalla ei ole syytä olettaa ulkopuolisen kuulevan hänen puhettaan, on tuomittava salakuuntelusta sakkoon tai vankeuteen enintään yhdeksi vuodeksi. Yritys on rangaistava.
Joka sijoittaa 5 tai 6 §:ssä tarkoitetun laitteen salakuuntelussa tai -katselussa käytettäväksi, on tuomittava salakuuntelun valmistelusta tai salakatselun valmistelusta sakkoon tai vankeuteen enintään kuudeksi kuukaudeksi.
Kuten yllä olevasta ilmenee, myös yritys ja valmistelu on säädetty rangaistaviksi.
Muu kuin yksityinen nauhoittaja
Jotta puhelu voidaan nauhoittaa ja käsitellä henkilötietoja, tulee käsittelylle olla oikeusperuste, kuten henkilötietojen käsittelyyn muutenkin.
Viranomaisilla voi olla oikeus ja laissa säädetty velvollisuuskin puheluiden nauhoittamiseen. Esimerkkinä tästä on hätäkeskustoiminta. Viranomaistoiminnassa tallennettu nauhoite on myös julkisuuslaissa tarkoitettu viranomaisen asiakirja. Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei asian käsittelyvaiheesta, salassapitoperusteista tai jostain muusta laista muuta johdu.
Esimerkiksi yritys voi kerätä ja tallettaa puhelutietoja muun muassa silloin, kun osapuolten välillä on asiakassuhde, tai henkilötietojen käsittely on tarpeen laissa säädetyn tehtävän hoitamiseksi. Puhelu voidaan nauhoittaa myös asiakkaan kanssa käydyn puhelinkeskustelun liiketapahtuman todentamiseksi (esimerkiksi kuluttajan tekemän tilauksen taltioimiseksi).
Informointivelvollisuudesta
Käsittelyperusteen lisäksi tulee muistaa, että rekisterinpitäjällä on informointivelvollisuus. Henkilötietojen keräämisestä (muun muassa nauhoittamisesta) on siis aina informoitava keskustelukumppania.
Informointivelvollisuus voidaan toteuttaa siihen soveltuvalla tavalla eli keräämisestä voidaan kertoa joko puhelun alussa tai jo aiemmin esimerkiksi sopimuksessa, johon asiakassuhde perustuu. Hyväksyttävänä ei voida pitää pelkkää mainintaa yrityksen verkkosivuilla, koska tieto ei näin välttämättä tavoita kaikkia. Informoinnin tapa jää rekisterinpitäjän harkintaan.
Apulaistietosuojavaltuutettu on ratkaisussaan (Diaarinumero 3021/452/2017) määrännyt rekisterinpitäjänä toimivan yrityksen muuttamaan informointia ja tarkastusoikeuden toteuttamista koskevia toimintatapoja. Kyseisessä tapauksessa yritys ei ollut kertonut kuluttajille puheluiden nauhoittamisesta, eikä myöskään tarjonnut näille mahdollisuutta saada puhelutallenteiden jäljennöksiä. Ratkaisussa oli myös katsottu, että puheluiden tallentamisesta on ilmoitettava asiakkaille ennen nauhoittamisen aloittamista.
