Kansainvälisille markkinoille suuntaavan yrityksen kannattaa bisneksen ohessa pohtia myös turvallisuusriskejä. Miten sudenkuopat vältetään maailmalla?
Korona-aika saattoi lykätä yritysten lähtöä uusille vientimarkkinoille, mutta rajojen avautuessa kansainvälistyminen on erittäin ajankohtaista.
Huolellisen markkina-analyysin ja taloudellisten laskelmien ohella yrityksessä on hyvä pohtia myös henkilöstön turvallisuutta – olivatpa he sitten lähdössä ulkomaille pidemmäksi aikaa tai vain lyhyemmälle komennukselle.
Työturvallisuuskeskuksen asiantuntija Päivi Rauramo huomauttaa, että mitä kauemmas ja kulttuuriltaan vieraampiin maihin mennään, sitä tärkeämpää on kartoittaa riskit.
Ne vaihtelevat huomattavasti maittain ja alueittain.
– Turvallisuusriskit on arvioitava aina paikallisesti. Silläkin on iso ero, tehdäänkö töitä vaikkapa pääkaupungissa tai syrjäisellä maaseudulla, Rauramo sanoo.
Riskeinä taudit, liikenne ja rikollisuus
Etenkin pandemian aikana on korostunut terveysriskien hallinta. Rauramon mielestä kohdemaan tilanne on hyvä ottaa huomioon myös muiden tartuntatautien kohdalla. Terveysongelmia voi koitua myös huonosta hygieniatasosta.
Monessa maassa suurin turvallisuusriski on kaoottinen liikenne. Yritys joutuu pohtimaan, voivatko työntekijät ajaa itse autoa tai käyttää paikallisia kuljetuspalveluja.
Keskeisiin turvallisuusriskeihin Rauramo laskee myös rikollisuuden. Ryöstöjen tai varkauksien ohella mahdollinen terrorismin uhkakin on hyvä selvittää. Tätä on jouduttu yrityksissä pohtimaan viime vuosina jopa Euroopan suurkaupunkien kohdalla.
– Myös luonnonkatastrofit ovat riskejä, jotka on syytä ottaa huomioon tietyillä alueilla, Rauramo toteaa.
Yleisten riskien lisäksi on arvioitava myös yksilöllisiä riskejä, jotka liittyvät esimerkiksi työntekijän terveyteen tai sukupuoleen. On varmistettava, että työntekijä saa mahdollisesti tarvitsemansa lääkityksen myös matkan aikana.
– Sukupuoli vaikuttaa maissa, joissa naisen asema on huono. Silloin pitää tietää paikalliset toimintatavat ja pohtia, millaisia erityisiä riskejä naispuolisiin työntekijöihin maassa voi kohdistua.
Yleisten riskien lisäksi on arvioitava myös yksilöllisiä riskejä, jotka liittyvät esimerkiksi työntekijän terveyteen tai sukupuoleen. On varmistettava, että työntekijä saa mahdollisesti tarvitsemansa lääkityksen myös matkan aikana, Päivi Rauramo toteaa.
Vastuullinen työnantaja selvittää riskit
Päivi Rauramon mielestä vastuullisen työnantajan tulisi aina arvioida kohteen riskit ennen työntekijöiden lähettämistä maailmalle. Lisäksi on varmistettava, että työmatkalle lähtevät saavat tarpeellisen ohjeistuksen ja riittävästi tukea voidakseen suojautua vaaroilta.
– Oleellista on aina selvittää, millaisissa olosuhteissa työtä ulkomailla tehdään. Periaatteena tulee olla, että kohdemaassa toimitaan vähintään yhtä turvallisesti kuin kotimaassa.
– Riskienarviointi voi myös johtaa päätökseen, että suunniteltuun kohteeseen ei matkusteta.
Työntekijöiden matkustamista voi tulevaisuudessa lisätä myös etätyö, jos yritys sallii sen tekemisen ulkomailla. Etätyöhön pätee Rauramon mielestä samat asiat kuin työmatkoihinkin.
– Oleskelupaikan riskit on hyvä kartoittaa. Erityisen tärkeää on varmistaa vakuutusturva, jos jotakin sattuu.
Rauramon havaintojen mukaan kansainvälisillä markkinoilla pitkään toimineilla yrityksillä turvallisuusasioiden hoitaminen on varsin suunnitelmallista. Sen sijaan vientimarkkinoilla aloittavilla yrityksillä näiden asioiden pohtiminen voi unohtua muun kiireen keskellä.
– Valitettavan usein käy niin, että näiden asioiden tärkeys huomataan vasta, kun työntekijälle on jotakin sattunut.
Pk-yrityksenkin kannattaa perehtyä riskeihin
Turvallisuusalan konsultti Juha Wihersaari on havainnut saman asian. Hän on puolustusvoimissa tiedustelutehtävissä työskennellyt eversti evp, jonka yritys Jitint tekee yrityksille tiedusteluun liittyviä toimeksiantoja.
– Asenne yrityksessä saattaa olla, että kyllä siellä pärjätään. Olen törmännyt tällaiseen suhtautumiseen, kun olen seurannut muutamien Afrikkaan suuntaavien pk-yritysten lähtöä uusille markkinoille.
Rauramon tavoin Wihersaari suosittelee pk-yrityksellekin kohdemaan turvallisuusasioiden perusteellista selvittämistä. Apuna kannattaa käyttää maan tuntevaa asiantuntijaa.
– Sen jälkeen voi lähteä pohtimaan, miten paljon turvallisuuteen on järkevää ja mahdollista panostaa.
Päivi Rauramo suosittelee turvallisuustyön lähtökohdaksi kohdemaasta tehtyä turvallisuusanalyysiä. Sen jonka pohjalta tehdään toimintaohje sekä tarvittava perehdyttäminen.
– Erityisen tärkeää on kokemusperäisten ohjeiden ja neuvojen antaminen. Tässä voivat auttaa esimerkiksi kollegat, jotka on kyseisessä maassa aiemmin toimineet.
Työntekijöiden terveys ykkösasia
Ulkomailla matkustaminen ja oleskelu merkitsevät terveysriskejä, joihin ei välttämättä törmää kotimaassa.
Rauramon mielestä maailmalle lähtevien yritysten edustajien terveys on ykkösasia, jonka varmistamiseksi kannattaa jo ennen matkaan lähtöä tehdä valmisteluja. Tämä pätee erityisesti silloin, jos kohteena on huonon hygieniatason maa tai kohteessa riskinä ovat malarian kaltaiset trooppiset taudit.
Esimerkiksi rokotuksista on otettava selvää hyvissä ajoin, sillä joitakin rokotuksia ei voi antaa samanaikaisesti toisen rokotuksen kanssa.
– Lisäksi on selvitettävä etukäteen paikallisten terveyspalvelujen saatavuus ja esimerkiksi hammaslääkärin tai sairaalan, jossa saa hyvää hoitoa. Työntekijän on tiedettävä, mihin ottaa yhteyttä, jos hän sairastuu.
Terveysriskeihin Rauramo laskee myös matkatyön aiheuttaman haitallisen fyysisen ja henkisen kuormituksen. Pitkät lennot rasittavat, ja paikan päällä työpäivät venyvät usein pitkiksi. Stressitasokin voi olla tavanomaista korkeampi vieraammassa toimintaympäristössä.
Myös evakuointiin on syytä varautua
Rauramon mielestä on tärkeää, että kotimaassa tiedetään koko ajan, missä työntekijät liikkuvat ja heihin saadaan tarvittaessa aina yhteys. Etenkin epävakaammissa maissa uutisia kannattaa seurata ja olla tietoinen vaikkapa poliittisten levottomuuksien aiheuttamasta riskien kasvusta.
EU-maissa isot muutokset toimintaympäristössä eivät ole kovin todennäköisiä, mutta Afrikan, Aasian tai Latinalaisen Amerikan maissa tilanne voi muuttua huonompaan suuntaan nopeallakin aikataululla.
Oma lukunsa ovat hirmumyrskyn tai maanjäristyksen kaltaiset luonnonkatastrofit, joita on vaikea ennakoida etukäteen.
Rauramon mielestä tämän vuoksi onkin tärkeää, että yrityksen valmiussuunnitelma kattaa työntekijöiden turvallisuuden myös äkillisissä kriiseissä.
– Jokaisen matkatyötä tekevän tulee tietää, keneen hän ottaa yhteyttä hätätilanteessa ja miten. On myös tärkeää ohjeistaa työntekijät tilanteeseen, jossa matka keskeytyy.
Rauramon mukaan myös evakuointisuunnitelma saattaa olla paikallaan. Sen laadinnassa voi konsultoida Suomen ulkoministeriötä ja muita kohdemaassa toimivia yrityksiä.
– Matkustusilmoituksen tekeminen ulkoministeriölle on syytä tehdä joka tapauksessa. Näin suomalaisilla viranomaisilla on tiedossa työntekijän oleskelupaikka.
Juha Wihersaari korostaa, että suomalaisille tyypillinen hyväntahtoisuus ja -uskoisuus on syytä unohtaa maissa, joissa yrityskulttuuri ja toimintaympäristö ovat toiset kuin Suomessa.
Hyväuskoisuus kannattaa unohtaa
Juha Wihersaari sanoo, että onnistunut ulkomaankomennus edellyttää paikallisen kulttuurin ja tapojen hyvää tuntemista. Hänellä on kokemusta erityisesti Itä-Euroopan ja Lähi-idän maista. Vaikkapa Egyptissä ja Venäjällä toimintaympäristö on hyvin erilainen, mutta yhdistäviäkin tekijöitä löytyy.
– Molemmissa maissa paikallisen kielen hallinta on oleellista. Tai jos ei itse osaa, vedätysten välttämiseksi on hankittava vähintään luotettavia tulkkauspalveluja.
Wihersaaren mukaan yhdistäviä asioita on myös, että kummassakaan maassa ei voi luottaa viranomaisiin: Liiketoiminnan onnistumiseen tarvitaan tyypillisesti myös epävirallisia suhteita paikallisiin päättäjiin.
Hän korostaa, että suomalaisille tyypillinen hyväntahtoisuus ja -uskoisuus on syytä unohtaa maissa, joissa yrityskulttuuri ja toimintaympäristö ovat toiset.
– Esimerkiksi korruptio on monessa maassa maan tapa. Yritys joutuu tekemään tiukan linjanvedon, vetääkö se tiukkaa suomalaista linjaa vai lähteekö mukaan voitelukulttuuriin. Hyvällä tuotteella tiukan linjan vetäminen voi onnistuakin, Wihersaari sanoo.
Korruptio on hänen mielestään muutenkin vaikea asia, sillä lahjonnan ja vieraanvaraisuuden raja on häilyvä ja vaihtelee maittain. Jossakin hulppea illallinen on maan tapa luoda suhteita potentiaaliseen liikekumppaniin, kun se Suomessa tulkittaisiin lahjontayritykseksi.
Kaupan rajoitteet tunnettava etukäteen
Kansainvälisille markkinoille suuntaava yritys joutuu miettimään myös liiketoimintaan liittyvän rahaliikenteen turvallista järjestämistä. Aluejohtaja Anna Eklund Nordeasta sanoo, että kotiläksyt kannattaa tässäkin tehdä huolella.
– Vientiä tai tuontia käynnistävän yrityksen on äärimmäisen tärkeää tuntea kohdemarkkinan erityispiirteet, Eklund muistuttaa.
Esimerkiksi EU:n ulkopuolella on syytä tarkistaa, onko kyseistä maata vastaan asetettu kaupan estäviä pakotteita tai vientirajoituksia tietyille tuotteille tai palveluille. Myös varojen siirtoon voi liittyä rajoituksia.
– Maakohtaista tietoa mahdollisista pakotteista saa esimerkiksi ulkoministeriön nettisivuilta ja omasta pankistasi, Eklund vinkkaa.
Rahanpesun torjunnasta on tullut pankkien arkea kaikkialla maailmassa. Siksi kohdemaassa pankkitiliä avaava suomalaisyritys saa todennäköisesti varautua samanlaisiin kysymyksiin kuin Suomessa.
– Esimerkiksi EU:ssa samat säännökset koskevat kaikkia pankkeja. Täyttääkseen asiakkaan tuntemiseen liittyvät velvoitteet, rahalaitokset tarvitsevat tietoja pankkitiliä avaavasta uudesta asiakkaasta ja tämän tilille tulevien rahojen alkuperästä. Hyvinkin yksityiskohtaisten tietojen vaatimus voi tulla yllätyksenä, Eklund toteaa.
Hänen mukaansa rahoituslaitokset eivät voi ottaa asiakkaaksi tahoja, jonka tuntemistietoja ei saada kartoitettua. Tilin avaaminen voi viedä enemmän aikaa, kun pankille on toimitettava erilaisia tietoja. Tästä voi koitua ylimääräisiä kustannuksia.
– Yksi tapa on käynnistää keskustelu omassa pankissa Suomessa. Kotimaisilla pankeilla on kansainvälinen yhteistyöverkosto ja ne voivat antaa suosituksia.
EU:n ulkopuolella on syytä tarkistaa, onko kyseistä maata vastaan asetettu kaupan estäviä pakotteita tai vientirajoituksia tietyille tuotteille tai palveluille. Myös varojen siirtoon voi liittyä rajoituksia, Anna Eklund vinkkaa.
Kauppakumppani tunnettava hyvin
Vieraassa kulttuurissa ja toimintaympäristössä riski huijatuksi tulemisesta kasvaa raha-asioissa. Eklundin mielestä oleellista on paikallisen kauppakumppanin tunteminen. Erityisesti uudelle asiakkaalle tuotteita tai palveluja myyvän yrityksen kannattaa olla tarkkana.
– Jos asiakas uusi ja tilaus suhteellisen merkittävä, asiakkaan pankilta voi pyytää suosituskirjettä. Sen avulla voi todentaa, että kyse on oikeasta ja pankin tuntemasta yrityksestä.
Kauppakumppanilta voi pyytää myös pankkitakausta, joka turvaa rahojen saamisen tilauksesta.
– Pienemmissä kaupoissa ja etenkin yksityishenkilöiden tekemissä tilauksissa asiakasta voi pyytää maksamaan maksukortilla. Se on laskun lähettämistä huomattavasti varmempi tapa varmistaa saatavat, Eklund sanoo.
Viime kuukausien aikana monella toimialalla on kärsitty komponenttipulasta, minkä vuoksi yritykset ovat saattaneet joutua hakemaan tarvitsemiaan osia uusista lähteistä. Eklundin mielestä varoituskellojen tulisi soida, jos toimituksen hinta on markkinahintaa huomattavasti alhaisempi ja luvattu toimitusaika poikkeuksellisen nopea.
Eklundin mukaan kansainvälisillä markkinoilla toimivan yrityksen on hyvä varautua myös huijausyrityksiin, joista Suomessakin paljon varoitellaan. Sellaisia ovat esimerkiksi niin sanotut toimitusjohtajahuijaukset, joissa yhtiö yritetään saada maksamaan tekaistu lasku.
Tytäryhtiön perustaminen vaatii perehtymistä
Eklundin mukaan selvitettävien asioiden ja hallittavien riskien määrä kasvaa merkittävästi, jos kohdemaahan päätetään perustaa tytäryhtiö. Ikäviltä yllätyksiltä välttääkseen jo suunnitteluvaiheessa on otettava selville yritystoimintaa koskeva paikallinen sääntely, jossa voi olla ulkomaalaisten omistukseen ja yrityksen perustamiseen liittyviä rajoituksia.
– Myös paikallinen verotus, työntekijöiden palkkaus ja taloushallinnon järjestäminen vaativat paneutumista.
Eklundin mielestä yrityksen onkin syytä harkita huolella, kannattaako etabloitua paikan päällä vai tehdä ainakin aluksi rajat ylittävää kauppaa ja etsiä tuotteilleen esimerkiksi paikallinen jälleenmyyjä.
– Yrityksiltä kuulee usein, että ulkomailla yrityksen perustamisen ja liiketoiminnan pyörittämisen korkeat kustannukset yllättävät. Siksi voi olla järkevää aloittaa jälleenmyyjän kautta ja katsoa, lähteekö tuote tai palvelu vetämään.
Vieläkin vaativampi urakka on oman tuotantolaitoksen perustaminen ulkomailla. Eklundin mielestä pahimpien riskien välttämiseksi tuotteita voi aluksi teettää paikallisella alihankkijalla ja harkita vasta sitten oman tehtaan rakentamista.
