Hallituksen jäsenen tiedonsaantioikeus
Tarvittaessa hallitus tai sen jäsen voi osoittaa, mitkä tiedot ovat hallituksen tehtävien hoidon kannalta tarpeellisia. Annettavia tietoja voivat olla taloudelliset ja liiketoiminnan kehittymiseen liittyvät tiedot, merkittävät viranomaispäätökset, keskeiset sopimukset asiakkaiden ja toimittajien kanssa, organisaation muutoksiin liittyvät tiedot ja niin edelleen. Yhtiön hallituksen pöytäkirjat ja yhtiökokouksen pöytäkirjat sekä tilinpäätöstiedot ovat olennaisia tietoja hallituksen jäsenelle. Lähtökohta on, että tietoja yleensä annettaisiin hallituksen kokouksessa ja samassa laajuudessa kaikille hallituksen jäsenille.
Kirjanpitoaineisto
Osakeyhtiölain 6 luvun 2 §:n mukaan hallitus vastaa siitä, että yhtiön kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Hallitus on kollektiivinen toimielin ja yksittäinen hallituksen jäsen voi edustaa yhtiötä vain esimerkiksi nimenkirjoitusoikeuden tai hallituksen valtuutuksen nojalla. Kirjanpitoaineistoa ei voi luovuttaa yksittäiselle hallituksen jäsenelle, ellei tällä ole yhtiön nimenkirjoitusoikeutta.
Aineistoa voi luovuttaa hallitukselle esimerkiksi myöntämällä taloushallinnon järjestelmään käyttöoikeudet kaikille jäsenille tai luovuttamalla aineisto fyysisesti henkilölle, jonka hallitus on kokouksessaan valtuuttanut vastaanottamaan aineiston.
Osakeyhtiön osakkaan tiedonsaantioikeus
Hallituksella, toimitusjohtajalla ja yhtiön johdolla ei ole laissa säädettyä velvollisuutta antaa yhtiön toiminnasta tietoja tilikauden aikana yksittäiselle osakkeenomistajalle. Lähtökohtana on, että lain vaatimukset täyttävä tilinpäätösinformaatio ja yhtiökokouksen kyselyoikeus riittävät, tietyillä poikkeuksilla (esimerkiksi oikeus saada tietoja osakeantipäätöksestä; OYL 9 luku 8 §). Osakkaalla ei siten ole mitään yleistä oikeutta vaatia nähtäväkseen tai saada jäljennöksiä yhtiön asiakirjoista.
Yhtiökokouksessa esitettävät tiedot on määritelty osakeyhtiölain 5 luvussa ja osakkeenomistajalla on myös oikeus esittää siellä kysymyksiä yhtiölle. Yhtiön johto joutuu tällöin päättämään, onko tiedon antamisesta yhtiölle olennaista haittaa. Yhtiökokouksen ulkopuolella osakkaalla on oikeus tutustua yhtiökokouspöytäkirjoihin, tilinpäätöksiin, kaupparekisteritietoihin sekä osakasluetteloihin. Niukkaa tietojen saantia on perusteltu esimerkiksi sillä, että osakkeenomistajaa ei ole nimenomaisesti kielletty käyttämästä saamiaan tietoja yhtiön vahingoksi. Kirjallisuudessa on katsottu, että yhtiön hallitus on velvollinen antamaan pyydettäessä tietoja koko osakekannan omistavalle henkilölle tai henkilöille. Tässä tilanteessa tietojen antaminen ei aiheuttaisi olennaista haittaa yhtiölle. Julkisen kaupankäynnin kohteena olevia yhtiöitä koskee arvopaperimarkkinalaki, jossa on laajemmat tiedonantovelvollisuudet. Yhteenvetona voisi todeta, että listaamattoman yhtiön osakkeenomistajan tiedon saantioikeus perustuu lähinnä yhtiökokouksiin, omatoimisiin tiedusteluihin ja tilinpäätöksestä ilmenevään tietoon.
Marko Silen
johtaja
Neuvontapalvelut
Helsingin seudun kauppakamari
Maksutonta neuvontaa jäsenillemme
Tarvitsetko lakineuvoja tai ohjeistusta esihenkilötyöhön, palkanlaskentaan, kirjanpitoon, verotukseen, sopimuksiin tai kansainvälistymiseen liittyvissä asioissa?
Kauppakamarin maksuton neuvontapalvelu on apunasi! Neuvontatiimimme tuntee hyvin liike-elämän ja yritysten tarpeet.
Saat meiltä kysymyksiisi asiantuntevaa apua nopeasti.
