Hallitusohjelmassa on asetettu tavoitteeksi purkaa yrityksiä kuormittavaa hallinnollista taakkaa. Tavoitteena on 300:n yrityksiä ja kansalaisia haittaavan normin purkaminen. Purettavia normeja kerätään niin hallinnon sisällä kuin yrityksiltäkin.
Helsingin seudun kauppakamari teki kesällä jäsenilleen kyselyn, johon vastasi 152 yritystä. Saatujen vastausten perusteella kehitystarpeet päällekkäisen raportoinnin kitkemiseksi olivat hyvin samansuuntaisia, ja ilmoitteluun ja raportointiin kaivattiin merkittäviä uudistuksia.
Suurimmat kehitystarpeet
Vastauksissa nousivat erityisesti seuraavat kehitystarpeet:
- liian monta raporttia samoista tai osittain päällekkäisistä tiedoista (Verohallinto, Patentti- ja rekisterihallitus, Tilastokeskus ja niin edelleen)
- raportoinnin aikatauluhaasteet
- niin sanotun turhan, tuottamattoman työn määrä, joka yrityksissä käytetään raportointiin.
Vastausten perusteella viranomaisille annettavista raporteista koetaan eniten työllistäviksi Verohallinnolle, Kaupparekisteriin ja Tilastokeskukselle eri muodoissa annettavat raportit, jotka sisältävät osittain samoja tietoja. Kyselyyn vastanneista 88,8 % kannatti sitä, että veroilmoituksessa annettavat tiedot menisivät verottajan lisäksi samalla myös esimerkiksi Patentti- ja rekisterihallitukselle, Kaupparekisteriin, Tilastokeskukselle ja Finanssivalvonnalle. Tiedot raportoitaisiin tilikohtaisesti, ja kukin viranomaistaho itse keräisi aineistosta tarvitsemansa.
Yleisimmät ratkaisuehdotukset
Yritysten vastauksissa toistuivat eniten seuraavat ratkaisuehdotukset:
- Pitäisi olla ”yhden luukun” periaate, eli kaikki olennainen tilinpäätöstieto annetaan yhdellä kertaa yhdelle toimijalle, jonka kautta tieto on myös muiden viranomaistahojen käytettävissä; vastaava menettely kuin tulorekisterissä.
- Tilinpäätöstiedot annettaisiin kerralla, kun tilinpäätös on tarkastettu ja vahvistettu, arvonlisäveroilmoituksen pitkään vireillä ollutta uudistamisprojektia jatkettaisiin ja ilmoituksen tietosisältöä kehitettäisiin nykyistä käyttökelpoisemmaksi.
- Kaikki raportit tulisi voida antaa automaattisesti ja tiedot rakenteisessa muodossa–> Yrityksen digitalous -hanke.
Käytännön tasolla parannusehdotuksina päällekkäisen työn vähentämiseksi esitettiin veroilmoitukselle lisättäväksi osakeyhtiön osakkeenomistajista annettujen tietojen lisäksi tiedot myös Patentti-ja rekisterihallituksen vaatimista edunsaajista.
Muita parannusehdotuksia olivat muun muassa osingonjakotietojen antaminen yhdellä ilmoituksella.
Nykyisellään osingoista annetaan tietoa:
- veroilmoituksella,
- osinkojen yhteenvetoilmoituksella
- sekä saajakohtaisella erittelyllä,
- minkä lisäksi osingosta tehdystä ennakonpidätyksestä annetaan vielä oma-aloitteisten verojen ilmoitus.
Nämäkin tiedot tulisi voida antaa kerralla, niin sanotun ”yhden luukun” periaatteella.
Parannusehdotuksena esitettiin myös erilaisten Verohallinnolle ja Tilastokeskukselle annettavien raporttien ja ilmoitusten yhdistämistä siten, että tilinpäätöstiedot annetaan vain kerran, esimerkiksi veroilmoituksessa, rakenteisessa muodossa ja näin saadusta ilmoituksesta eri viranomaiset poimivat tarvitsemansa tiedot. Tämä vähentäisi päällekkäistä työtä. Vastaavalla tavalla voisi yhdistää yhteen raportointiin,
- arvonlisäveroilmoitukset,
- EU-kaupan yhteenvetoilmoitukset ja
- tuonti- ja vientitiedot sekä
- muut tilastotiedot
mikä täyttäisi sekä Verohallinnon että Tilastokeskuksen ynnä muiden viranomaisten vaatimukset. Tämä vähentäisi yritysten kuormitusta ja yksinkertaistaisi raportointiprosessia.
Myös Tullin ja Verohallinnon välistä tietojenvaihtoa ja yhteistyötä pidettiin toivottavana.
Vastausten perusteella 51 % oli sitä mieltä, että pienillä raportoinnin muutoksilla voisi vähentää yritysten hallinnollista työtä niin, että raportoinnin tietosisältö ja käytettävyys eivät kärsisi.
Käsitteiden ja määritelmien yhdenmukaistaminen
Yritykset kokevat, että raportoinnissa on edelleen ongelmia johtuen eri tahojen erilaisista tulkinnoista annettujen tietojen suhteen. Ohessa on suora lainaus kyselytutkimukseen saadusta vapaamuotoisesta vastauksesta:
”Moninkertaista taakkaa tuottaa myös se, kun työnantaja ilmoittaa tulorekisteriin maksavansa palkkaa ja työntekijä ilmoittaa TE-keskukselle saaneensa palkkaa, niin TE-keskukselle täytyy siitä huolimatta laatia vielä laajoja selvityksiä siitä, että kyse on oikeasti palkasta. Näistäkin huolimatta TE-keskus voi tehdä päätöksen, että kyse ei ole palkasta vaan työntekijä onkin yrittäjä. Eläkeviranomainen puolestaan pitää palkansaajaa työntekijänä ja eläkemaksun kohteena, vaikka olettaisi eri viranomaisilla olevan yhteinen näkemys työlaista eikä niin, että valitaan aina vaihtoehto, joka on edullisin omalle toimialalle.” Tällainen menettely ei herätä luottamusta, ja eri viranomaisten tulisikin kohdella ilmoitusvelvollisen antamia tietoja johdonmukaisesti.
Vastausten perusteella 51 % oli sitä mieltä, että pienillä raportoinnin muutoksilla voisi vähentää yritysten hallinnollista työtä niin, että raportoinnin tietosisältö ja käytettävyys eivät kärsisi.
Yhteenveto
Vastausten perusteella voidaan yhteenvetona todeta, että raportoinnissa on turhaa päällekkäisyyttä ja se koetaan taakaksi. Lisäksi jo kertaalleen ilmoitettujen tietojen uudelleen ilmoittaminen sanktion uhalla toisella ilmoituksella eri viranomaiselle koetaan turhauttavana. Lisähaastetta tuovat eri viranomaistahojen erilaiset tulkinnat samoista tiedoista. Hallinnollisen taakan vähentämiseksi ja raportoinnin sujuvoittamiseksi tehdyt ehdotukset näyttävät tukeutuvan sähköiseen ilmoittamiseen ja sen kehittämiseen, eli vähemmällä mutta yksityiskohtaisemmalla, järjestelmästä tuotetulla sähköisellä raportilla saisi turhaa ja yrityksille tuottamatonta työtä karsittua ja samasta raportista tiedot tulisivat eri tahojen käyttöön.
Ratkaisuna raportoinnin keventämiselle on meneillään hanke nimeltään Yrityksen digitalous eli YD-hanke. Hankkeessa on tavoitteena löytää sekä teknisiä että tietosisällöllisiä ratkaisuja, joilla yritykset voisivat raportoida suurimman osan tiedoista yhtä kanavaa käyttäen ja mielellään yhdellä ilmoituksella. Hankkeessa on mukana laaja pohja viranomaisia (Verohallinto, Patentti- ja rekisterikeskus, Tilastokeskus, Valtiokonttori ja Digi- ja väestötietovirasto) sekä yksityisen sektorin etujärjestöjä (Taloushallintoliitto, Yrittäjäkassa, Elinkeinoelämän Keskusliitto, Kaupan Liitto ja niin edelleen).
Jos kaikki raportointi tapahtuisi standardoidulla rakenteisella raporttipohjalla, yritykset raportoidessaan ja viranomaiset tietoja käyttäessään voisivat kukin jatkaa omien tietojärjestelmiensä käyttöä omaan toimintaansa optimoituina. Tuottamattoman työn määrä sekä yrityksissä että viranomaispuolella vähenisi, ja tietojen käsin syötön poistuminen vähentäisi virheitä samalla kun tiedonvälitys yksinkertaistuisi ja tehostuisi.
Kun yrityksiltä kysyttiin, voiko rakenteisella verkkolaskulla tyydyttää kaiken viranomaisraportoinnin tarpeen, vastaajista 37 % piti sitä mahdollisena, 13 %:n mukaan se ei ole mahdollista eikä 50 % vielä ottanut kantaa. Ei osaa sanoa -vastausten suuren määrän perusteella sai sen käsityksen, että osalle vastaajista Yrityksen digitalous -hanke ja sen tuomat mahdollisuudet eivät vielä ole tuttuja.
Yrityksen digitalous -hanke ratkaisisi useita kyselytutkimuksessa esitettyjä kehitystarpeita ja loisi pohjan myös kestävälle jatkokehittämiselle. Tilaisuus onkin syytä hyödyntää, jos näin saadaan enemmän ja parempaa vähemmällä.
Hallinnollisen taakan keventämiseksi ja raportoinnin kehittämiseksi esitettiin erilaisia parannusehdotuksia ja kommentteja, joista ohessa muutamia suoria lainauksia:
- Laittakaa veroilmoitukselle osakkeenomistajien kohtaan laatikko, johon voi laittaa täpän, että edunsaajatiedot välittyvät Patentti- ja rekisterihallitukselle. Laatikko aktivoituu vain, jos edunsaaja on henkilöosakas. Miettikää miten tarpeellinen on jako työnantajarekisteriin kuuluminen / kuulumattomuus, tai muuttakaa Tulorekisterin erillisilmoittamisen kuukausittaista pakkoa, silloin kun tiedot ovat muutenkin saatavissa jo palkkailmoituksilta.
- Tällä hetkellä esimerkiksi tilitoimistot on velvoitettu sakon uhalla raportoimaan milloin mistäkin. Hallinnollista taakkaa saataisiin kevennettyä sillä, että viranomaiset hoitaisivat itse omat työnsä. Tällä hetkellä tilitoimistot, pankit, lakiasiaintoimistot, kiinteistövälittäjät ynnä muut sellaiset tekevät sen työn minkä viranomaiset tekivät itse aikaisemmin. Viranomaiset vain valvovat, että me teemme heidän työnsä sakon uhalla.
- Teknisesti eri raportointimahdollisuudet ovat varmasti koodaamalla mahdollisia. Varmaan vaatii jonkun verran lakimuutoksia esim. raportoinnin aikatauluihin. Verohallinnon kanssa yhteistyö toimii hyvin, mutta aina on parantamisen varaa.
- Kaikki myyntidata arvonlisäveroilmoitusten kautta (mihin maihin ja kuka myi).
- Veroilmoitustietojen antaminen muiden viranomaisten käyttöön vaatisi muutamia lisäkenttiä, mutta suuri osa tiedoista ovat samoja.
- Yksi raportointikanava, jota kaikki tahot (kuten pankit, tilastokeskus, verottaja) voisivat käyttää.
- Pitkän tuloslaskelman ja tase-erittelyn toimittaminen viranomaisille.
- Arvonlisäveroilmoitukselle voisi lisätä lisäkohdan yhteisömyynnin ilmoituksien antamista varten.
- Osinkojen ennakonpidätys ilmoituksen yhteydessä voisi olla rivit, joilla annettaisiin vuosi-ilmoitusta vastaavat tiedot.
- Verotilin aito käyttö eli kaikki verolajit yhdellä tilillä tai sitten jokainen verolaji omanaan. Nyt verottajan käytäntö, että osa käsitellään yhdessä verotilillä ja osa omanaan on sekava. Verotilin tarkastaminen on lähes mahdotonta verottajan oudon kirjaustavan vuoksi.
Mika Olli
veroasiantuntija
Neuvontapalvelut
Helsingin seudun kauppakamari
Verotus-koulutukset Helsingin seudun kauppakamarista
Maksutonta neuvontaa jäsenillemme
Tarvitsetko lakineuvoja tai ohjeistusta esihenkilötyöhön, palkanlaskentaan, kirjanpitoon, verotukseen, sopimuksiin tai kansainvälistymiseen liittyvissä asioissa?
Kauppakamarin maksuton neuvontapalvelu on apunasi! Neuvontatiimimme tuntee hyvin liike-elämän ja yritysten tarpeet.
Saat meiltä kysymyksiisi asiantuntevaa apua nopeasti.
