Neuvontapalvelut

Kirjanpitoaineiston säilyttäminen

Kirjanpitolain muutoksen yhteydessä uudistettiin aineistojen säilyttämiseen koskevia lainkohtia.
Teija Kerbs, kirjanpidon asiantuntija
FacebookTwitterLinkedIn

Aiemmat Kirjanpitolautakunnalta haettavat luvat ulkomailla säilytettävään aineistoon sekä Kauppa- ja teollisuusministeriön päätöskirjanpidossa käytettävistä menetelmistä eivät enää ole voimassa.

Säilyttämistapa ja -paikka

Kirjanpitoja, tositteita ja -aineisto ja tulee säilyttää siten, että sisältöä voidaan vaikeuksitta tarkastella ja tulostaa selväkieliseen muotoon. Paikalla ei siten ole enää maantieteellisiä rajoja, kunhan tarkastelu ja tulostus ilman aiheetonta viivettä onnistuu. Kahdella eri tietovälineellä säilyttäminen eri paikoissa ei ole enää vaatimuksena.

Kirjanpitoaineiston sisällön muuttaminen 

Tilinpäätöksen laatimisen jälkeen ei sisältöä saa muuttaa tai poistaa. Ei myöskään sen jälkeen kun viranomaiselle on verotusta tai muuta tarkoitusta varten annettu määräajoin tehtävä ilmoitus.
Sisältöä ei saa muuttaa tai poistaa myöskään jos on julkistettu, tai annettu ulkopuoliseen käyttöön välitilinpäätös tai muu vastaava asiakirja.

Aineistonmuodon muuttaminen 

Tositteen, kirjanpidon ja muun kirjanpitoaineiston muotoa saa muuttaa, jos se on tarpeen käsittelyn, siirron tai säilytyksen vuoksi. Kirjausketju ja sisältö tulee säilyä.

Säilytysaika

Kymmenen vuoden vähimmäissäilytysaika tilikauden päättymisestä koskee tilinpäätöstä, kirjanpitoja, tililuetteloa sekä luetteloa kirjanpidoista ja aineistoista.

Jollei muualla laissa ole säädetty pitempää säilytysaikaa kuuden vuoden vähimmäissäilytysaika sen vuoden lopusta jolloin tilikausi on päättynyt koskee tositteita, liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa sekä muuta kuin kymmenen vuoden säilytysaikaa koskevaa kirjanpitoaineistoa.

Liiketapahtumia koskevaa kirjeenvaihtoa on esimerkiksi viranomaisilmoitukset (veroilmoitukset ja eläkeyhtiöille annetut ilmoitukset), sekä yhtiökokouksen ja hallituksen pöytäkirjat.

Yli kuuden vuoden säilytysaika koskee esimerkiksi kiinteistöinvestointeja koskevia tositteita (arvonlisäverolain mukainen tarkistuskausi 13 v), sekä EU-tukirahoitukseen liittyvien ostolaskujen säilytysaikaehtojen mukaan, joka pääsääntöisesti on kymmenen vuotta.